Porozprávať sa s expertomNaplánovať projekt

Informácie o spracúvaní osobných údajov

1. Úvod

Spoločnosť CoolPeople s.r.o., IČO 45 614 903, so sídlom Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 65932/B (ďalej len „CoolPeople", „prevádzkovateľ", „my"), venuje ochrane Vašich osobných údajov náležitú pozornosť.

 

CoolPeople s.r.o. je súčasťou skupiny CoolPeople, k ktorá pôsobí v oblasti poskytovania odborných IT a iných technologických služieb, poskytovania IT kapacít, recruitmentu a personálnych služieb. V rámci tejto činnosti spracúvame osobné údaje kandidátov a IT špecialistov, externých spolupracovníkov, kontaktných osôb našich klientov, obchodných partnerov, dodávateľov, návštevníkov našich webových stránok a ďalších osôb, ktoré s nami komunikujú.

 

Účelom tohto dokumentu je informovať Vás v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR") a so zákonom č. 18/2018 Z. z., o ochrane osobných údajov, o tom, aké osobné údaje o Vás spracúvame, na aký účel, na akom právnom základe, komu ich sprístupňujeme a aké práva Vám v súvislosti s ich spracúvaním patria.

 

Pri spracúvaní osobných údajov dbáme na zásady zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, obmedzenia účelu, minimalizácie údajov, správnosti, minimalizácie uchovávania, integrity a dôvernosti (čl. 5 GDPR).

 

2. Aké osobné údaje spracúvame

V závislosti od kategórie dotknutých osôb, do ktorej patríte (pozri časť 6), spracúvame najmä tieto kategórie osobných údajov:

 

  • Identifikačné údaje — meno a priezvisko, titul, dátum narodenia, pri podnikajúcich osobách IČO a DIČ;
  • Kontaktné údaje — doručovacia adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo;
  • Profesijné údaje — pracovné zaradenie, informácie o kvalifikácii, vzdelaní, absolvovaných kurzoch a certifikáciách, pracovné skúsenosti, jazykové znalosti;
  • Údaje o spolupráci — časové možnosti, finančné požiadavky (očakávaná odmena / sadzba), preferencie ohľadom projektov;
  • Fakturačné a platobné údaje — číslo bankového účtu, fakturačné údaje;
  • Údaje z komunikácie — obsah e-mailovej a inej komunikácie, údaje vyplnené do kontaktných formulárov;
  • Technické údaje z webu — IP adresa (spracúvaná spravidla v anonymizovanej podobe na štatistické účely), typ prehliadača a operačného systému, informácie o Vašej aktivite na webe.

 

Osobitné kategórie osobných údajov (čl. 9 GDPR) spravidla nespracúvame a nežiadame, aby ste nám ich poskytovali.

 

3. Účely spracúvania osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame najmä na tieto účely:

 

  • poskytovanie služieb — poskytovanie IT služieb klientom prostredníctvom špecialistov, poskytovanie IT odborníkov a technologických služieb;
  • recruitment — vyhľadávanie, oslovovanie a hodnotenie kandidátov na pracovné a projektové pozície;
  • komunikácia s klientmi a kandidátmi — vybavovanie otázok, rokovania smerujúce k uzavretiu zmluvy a jej plneniu;
  • plnenie zmluvných povinností — správa zmluvného vzťahu, fakturácia, evidencia;
  • správa obchodných vzťahov — evidencia klientov, partnerov a dodávateľov;
  • marketing — informovanie o novinkách, službách a príležitostiach, ktoré by Vás mohli zaujímať;
  • plnenie právnych povinností — najmä v oblasti účtovníctva a daní;
  • ochrana právnych nárokov — určenie, uplatnenie a obhajoba právnych nárokov, riešenie reklamácií a sporov;
  • prevádzka a zabezpečenie webových stránok a meranie ich návštevnosti.

 

4. Právny základ spracúvania

Každé spracúvanie prebieha na niektorom z týchto právnych základov podľa čl. 6 ods. 1 GDPR:

 

  • plnenie zmluvy [čl. 6 ods. 1 písm. b)] — sprostredkovanie spolupráce, plnenie zmluvy s klientmi, IT špecialistami a spolupracovníkmi, ako aj vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy na Vašu žiadosť;
  • plnenie zákonnej povinnosti [čl. 6 ods. 1 písm. c)] — najmä podľa účtovných a daňových predpisov;
  • oprávnený záujem [čl. 6 ods. 1 písm. f)] — informovanie o novinkách a príležitostiach, správa a rozvoj obchodných vzťahov, ochrana právnych nárokov, zabezpečenie siete a webu, ako aj vnútroskupinové poskytovanie údajov na vnútorné administratívne účely (časť 7);
  • súhlas [čl. 6 ods. 1 písm. a)] — v prípadoch, keď sa vyžaduje, najmä na poskytnutie údajov obchodným partnerom a na marketingové cookies; súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

 

Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním. Spracúvanie založené na oprávnenom záujme vykonávame až po posúdení, že náš záujem neprevažuje nad Vašimi právami a slobodami.

 

5. Zdroje osobných údajov

Osobné údaje získavame:

 

  • priamo od Vás — pri komunikácii, registrácii, vyplnení formulára alebo počas spolupráce;
  • od našich klientov — kontaktné údaje ich pracovníkov v súvislosti s poskytovaním služieb;
  • z verejných zdrojov a profesijných platforiem — najmä z profesijných sociálnych sietí (napr. LinkedIn) a pracovných portálov, ak vyhľadávame vhodných kandidátov.

 

Ak získame Vaše údaje z iného zdroja než priamo od Vás (najmä z profesijných platforiem), informujeme Vás v súlade s čl. 14 GDPR o zdroji údajov a o spracúvaní najneskôr do jedného mesiaca od ich získania, resp. pri našej prvej komunikácii s Vami.

 

6. Kategórie dotknutých osôb

Spracúvame osobné údaje týchto kategórií osôb:

 

  • kandidáti a IT špecialisti a dodávatelia;
  • externí spolupracovníci;
  • zamestnanci a kontaktné osoby klientov;
  • iní obchodní partneri;
  • návštevníci webových stránok;
  • ďalšie osoby, ktoré s nami komunikujú.

 

7. Kto spracúva Vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame ako prevádzkovateľ, keďže určujeme účely a prostriedky ich spracúvania.

 

Na vnútorné administratívne účely môžeme Vaše osobné údaje poskytovať ďalším spoločnostiam skupiny CoolPeople, a to na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s recitálom 48 GDPR. Spoločnosťami skupiny sú najmä:

 

Slovenská republika

  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 56 871 201, so sídlom Karadžičova 8, Bratislava – mestská časť Ružinov, 821 08

Česká republika

  • CoolPeople Technology a.s., IČO 29034400, so sídlom Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
  • CoolPeople Holding s.r.o., IČO 05288398, so sídlom Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 24158216, so sídlom Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
  • CoolPeople Services s.r.o., IČO 24138011, so sídlom Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4

Rakúsko

  • CoolPeople GmbH, FN 446661f, so sídlom Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

 Poľsko

  • CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, so sídlom ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice

 Švajčiarsko

  • CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, so sídlom Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

 

Postavenie spoločností skupiny. Jednotlivé spoločnosti skupiny vystupujú spravidla ako samostatní prevádzkovatelia, z ktorých každý určuje účely a prostriedky spracúvania pre vlastnú činnosť. Ak by pri konkrétnom spracúvaní dochádzalo k spoločnému určeniu účelov a prostriedkov (napr. spoločne prevádzkovaná databáza kandidátov), dotknuté spoločnosti by vystupovali ako spoloční prevádzkovatelia podľa čl. 26 GDPR a uzavreli by príslušné dojednanie; ak niektorá spoločnosť koná výlučne podľa pokynov inej, ide o sprostredkovateľa podľa čl. 28 GDPR.

 

Vaše osobné údaje ďalej sprístupňujeme sprostredkovateľom a ďalším príjemcom, najmä:

 

  • poskytovateľom IT a cloudových služieb a systémov;
  • poskytovateľom nástrojov na nábor a správu vzťahov (ATS/CRM);
  • poskytovateľom účtovných, daňových a právnych služieb;
  • orgánom verejnej moci, ak to vyžadujú právne predpisy.

 

S každým sprostredkovateľom máme uzavretú zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR.

Aktuálny zoznam sprostredkovateľov si môžete vyžiadať prostredníctvom kontaktov uvedených v kapitole 13.

 

8. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame len počas obdobia nevyhnutného na naplnenie účelu, na ktorý sa spracúvali, a potom počas obdobia vyžadovaného právnymi predpismi alebo zodpovedajúceho nášmu oprávnenému záujmu:

 

  • počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas plynutia príslušných premlčacích lehôt;
  • počas obdobia vyžadovaného účtovnými a daňovými predpismi;
  • údaje kandidátov spracúvané na základe súhlasu počas, resp. do odvolania súhlasu;
  • cookies počas obdobia uvedeného v časti 12.

 

9. Zabezpečenie osobných údajov

Spoločnosť má zavedený systém riadenia bezpečnosti informácií podľa normy STN EN ISO/IEC 27001:2023, ktorý je pravidelne auditovaný akreditovaným certifikačným orgánom.

Sú zavedené vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie bezpečnosti osobných údajov a na ochranu pred neoprávneným alebo náhodným prístupom, zmenou, zničením, stratou alebo zneužitím. V pravidelných intervaloch sa vykonáva analýza rizík. Osobné údaje spracúvajú výlučne poverené a pravidelne školené osoby viazané povinnosťou mlčanlivosti; prístupové oprávnenia sú riadené a pravidelne prehodnocované.

10. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu, ktoré by pre Vás malo právne účinky alebo by sa Vás obdobne významne dotýkalo, v zmysle čl. 22 GDPR. V oblasti marketingu a prevádzky webu môžeme používať cookies a nástroje na meranie a cielenie; s ich používaním môžete vysloviť nesúhlas (pozri časť 12).

 

11. Vaše práva

Vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov Vám patria tieto práva, ktoré môžete kedykoľvek uplatniť prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v časti 14:

 

  • právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR);
  • právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných údajov (čl. 16);
  • právo na vymazanie („právo na zabudnutie", čl. 17);
  • právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18);
  • právo na prenosnosť údajov (čl. 20);
  • právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a proti priamemu marketingu (čl. 21);
  • právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie na súhlase založené, bez toho, aby bola dotknutá zákonnosť predchádzajúceho spracúvania;
  • právo podať návrh na začatie konania (sťažnosť) dozornému orgánu.

 

Dozorným orgánom v Slovenskej republike je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.

 

Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca; túto lehotu možno v zložitých prípadoch predĺžiť o ďalšie dva mesiace. Na účely overenia Vašej totožnosti Vás môžeme požiadať o poskytnutie doplňujúcich informácií.

 

12. Cookies a podobné technológie

Naše webové stránky používajú súbory cookies a podobné technológie. Používame:

 

  • nevyhnutné cookies (napr. identifikátor relácie, uloženie súhlasov) — na základe oprávneného záujmu na prevádzke webu;
  • analytické a marketingové cookies a nástroje — na základe Vášho súhlasu; ide najmä o Google Analytics, Facebook Pixel a nástroj Leady.

 

Súhlas s používaním cookies, ktoré ho vyžadujú, môžete udeliť, odmietnuť alebo kedykoľvek zmeniť prostredníctvom nastavenia cookies na našom webe:

Upravit souhlas

 

13. Kontaktné údaje a aktualizácia

Vo veciach ochrany osobných údajov a uplatnenia svojich práv nás môžete kontaktovať:

 

  • E-mail: dpo@coolpeople.sk
  • Adresa: Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08

 

Tieto zásady môžeme z času na čas aktualizovať. Aktuálne znenie je vždy dostupné na našich webových stránkach. Odporúčame Vám tento dokument pravidelne kontrolovať.